Comment gérer son administratif en freelance : les 5 choses à savoir

Chaque année, le nombre de freelances et d’indépendants ne cesse de croître en France. En 2021, ils étaient près de 1,2 millions . En 2025, près de 20% des travailleurs actifs en France seront des travailleurs indépendants (Sources Forbes). Un statut qui offre plus de souplesse et de liberté et qui attire de plus en plus de professionnels qui recherchent une autre organisation de leur activité

Pour lancer son activité de freelance ou d’indépendant, il faut bien sûr commencer par se poser la question du statut et de la forme juridique de son entreprise. Il existe différentes options : la micro-entreprise, la société individuelle, la SASU, le portage salarial…  Chacune offre des avantages différents.

Pour devenir micro-entrepreneur, la demande se fait en ligne, actuellement (en mai 2023) votre demande doit être déposée sur le site de l’INPI Guichet unique en ligne. Cette plateforme réceptionne toutes les demandes de création d’entreprise. Une fois votre dossier complété et validé par les différentes institution (CCI, Urssaf, greffe du tribunal de commerce, SIE, organisme de sécurité sociale…) vous obtenez un numéro de Siret qui vous permet de commencer votre activité en tant que freelance ou auto-entrepreneur.

Pour devenir freelance en portage salarial, vous transmettez vos documents, signez une convention d’adhésion auprès de la société de portage salarial et c’est tout, vous pouvez commencer votre activité. Découvrir le Guide Complet du portage salarial.

Et pour comprendre les différences entre les 2 statuts, vous pouvez consulter notre comparatif micro-entreprise VS portage salarial. 

Les défis de la gestion administrative en freelance

C’est parti, vous vous lancez à votre compte ! Le début d’une grande aventure ! Outre la mise en place de votre offre de services, la recherche de clients, l’une des difficultés majeures à laquelle sont confrontés les freelances est la charge mentale administrative !

Qui dit indépendant, dit que vous devez gérer seul la partie administrative de votre activité. Une partie chronophage, pas toujours simple mais indispensable au développement de votre business. En tant que freelance, vous ne passerez pas à côté de cette tâche à moins de choisir l’option du portage salarial.

Comment gérer son administratif : factures, impôts, contrats, déclarations Urssaf…  tout en optimisant son temps et son organisation ? Des tâches  à ne surtout pas négliger. En effet, l’INSEE souligne que 26% des échecs proviendraient de lacunes en gestion. C’est donc un point qu’il ne faut absolument pas sous-estimer.

C’est pourquoi nous avons listé dans cet article 5 choses à savoir et des conseils pour gérer son administratif sereinement en tant qu’indépendant.

1- Connaitre les spécificités administratives liées au statut de freelance

L’optimisation de la gestion administrative est indispensable pour votre réussite en freelance. Voici les déclarations en micro-entreprise à ne pas oublier.

Les obligations de gestion administrative mensuelles en micro-entreprise

Chaque mois ou chaque trimestre, en tant que freelance sous le statut de la micro-entreprise, vous devez :

• Déclarer votre CA à l’URSSAF en ligne sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr, ou sur l’appli mobile « AutoEntrepreneur Urssaf », et cela, même si celui-ci est nul.
• Payer vos cotisations et charges sociales : elles sont proportionnelles à votre CA et sont à payer directement auprès de l’Urssaf chaque mois. Elles comprennent les cotisations sociales (maladie, maternité, allocation familiale, retraite de base, invalidité et décès ; CSG et CRDS), la contribution à la formation professionnelle (CFP) et la taxe TFCC (Taxe de frais de chambre consulaire) pour les activités commerciales uniquement.
• Emettre des factures pour vos clients.
• Tenir un livre-journal des recettes : un fichier comptable qui répertorie l’ensemble de vos ventes durant une année civile.
• Déclarer vos revenus auprès des impôts, sur une déclaration complémentaire (N°2042 C Pro) à votre déclaration annuelle de revenus.
• Déclarer la TVA ( si vous y êtes assujetti).
• Ouvrir un compte bancaire dédié à votre micro-entreprise.

Les conséquences d’une mauvaise gestion administrative

Une mauvaise gestion administrative peut avoir de graves conséquences sur votre entreprise :

• Les erreurs dans les déclarations fiscales peuvent conduire à des amendes en cas de contrôle : une amende de 52 € si vous ne déclarez pas votre CA à temps.
• Des pertes financières
• Des difficultés pour obtenir des financements
• Des risques juridiques
• Une mauvaise réputation auprès de vos clients.

2-Utiliser des outils pour une gestion administrative efficace

Il existe des outils pour vous aider à piloter de votre activité, simplifier les tâches administratives et anticiper les obligations pour bien gérer votre entreprise.

• Logiciel de facturation :

Un outil indispensable pour émettre des factures valides, en bonne et due forme. Le logiciel permet d’émettre facilement des devis et de les transformer simplement en factures. Il permet aussi de tenir un suivi de vos recettes et de vos dépenses. Il permet ainsi d’éviter les erreurs de facturation et donne une image professionnelle à votre client. Voici quelques exemples : Abby, Facture.net, Freebe, Indy, Mon Expert en Gestion, ….

• Une plateforme de gestion de projets :

Un autre outil indispensable pour gérer votre micro-entreprise surtout si vous avez plusieurs projets en même temps. La plateforme permet de gérer et d’avoir un aperçu rapide et clair des priorités et de l’ensemble des tâches à faire selon leur nature. Elle permet aussi de ne pas oublier les échéances administratives importantes. Voici quelques exemples : Trello, Asana, Monday …

• Se faire accompagner par un expert

Pour la partie comptabilité, vous pouvez faire appel à un cabinet comptable (moyennent des frais).

Si vous optez pour le statut du portage salarial, toute la partie administrative, sociale et fiscale (facturation, respect des délais …) de votre activité est gérée par la société de portage salarial. C’est elle qui va s’occuper de l’ensemble des démarches pour vous. Un vrai gain de temps et d’énergie pour les freelances qui peuvent ainsi se concentrer à 100% sur leur activité.

3- Comprendre les enjeux de la gestion des taxes et impôts

En tant que freelance, vous avez créé une entreprise et comme toute entreprise vous devez payer des impôts et des taxes sur ce que vous gagnez. Vous devez donc déclarer vos revenus chaque année via une déclaration fiscale.

En cas de création d’entreprise, si vous ne choisissez pas le régime réel d’imposition, vous bénéficiez par défaut du régime du micro-entrepreneur. Pour bénéficier de ce régime, il ne faut pas dépasser un certain seuil de CA (188 700 € pour l’achat/revente de marchandises et 77 700€ pour les prestations de services).

En micro-entreprise, votre régime fiscal est celui de la micro-entreprise. Vous devez inscrire dans la déclaration de revenus (N° 2042-C-PRO) le montant de votre chiffre d’affaires (CA) ou de vos recettes brutes annuelles.

Par principe, vous êtes soumis au barème progressif de l’IR après avoir profité d’un abattement sur votre chiffre d’affaires. Cet abattement forfaitaire pour frais professionnels varie en fonction de votre activité :

• 71% du CA pour les activités de vente
• 50% du CA pour les prestations de services
• 34% du CA pour les professions libérales

Quels sont les avantages fiscaux du régime de la micro-entreprise ?

L’un des avantages du régime fiscal de la micro-entreprise est que vous pouvez être exempté de TVA. Selon le montant de votre CA, si vous ne dépassez pas le plafond fixé par l’Urssaf, vous pouvez être exempté de la TVA :

• 91 900€ pour les ventes de marchandises
• 36 800€ pour les prestations de services.

Si vous dépassez ces plafonds, vous devenez redevable de la TVA, il faudra donc la facturer auprès de vos clients, faire les déclarations auprès de l’administration fiscale sur votre espace sur impot.gouv.fr et procéder aux versements correspondants auprès l’Etat.

4 – Connaitre les droits de protections sociales en freelance

En micro-entreprise, les cotisations sociales sont calculées tous les mois ou tous les trimestres. Ces cotisations vous permettent ensuite de pouvoir bénéficier de certains droits. La protection sociale des freelances évolue, surtout depuis la mise en place du nouveau régime en janvier 2022, mais elle n’est toujours pas égale à celle des salariés « classiques ».

En micro-entreprise, vous cotisez aussi auprès des organismes suivants : la maladie SSI (Sécurité sociale des indépendants), la maternité, la paternité, la caisse de retraite (mais cotisation plus faible en l’absence de cotisation patronale). En revanche, vous ne cotisez pas auprès d’une prévoyance santé ce qui n’ouvre pas de droits en cas d’accident du travail ou d’une incapacité à travailler, ni auprès de l’assurance chômage ce qui ne vous permet pas de bénéficier de l’assurance chômage en cas de perte d’activité.

A noter qu’il est aussi souvent nécessaire de souscrire à une assurance complémentaire pour avoir une meilleure couverture sociale et bénéficier d’une meilleure protection sociale.

Vous cotisez aussi auprès de la formation professionnelle CFP qui vous permet de bénéficier de financements si vous souhaitez suivre une formation.

En portage salarial, vous bénéficiez du statut de salarié et donc des mêmes avantages salariaux : couverture sociale, retraite, prévoyance, assurance chômage, mutuelle. Découvrir les 8 avantages du portage salarial.

5- Organiser efficacement ses contrats et documents administratifs

Le contrat

Rédiger un contrat en freelance ne doit pas être fait à la légère. C’est lui qui vous protège et stipule l’ensemble des droits et des devoirs entre le client et son prestataire de services (montant de la rémunération, livrable, délai, tribunaux compétents, …). Pour rédiger votre premier contrat et obtenir un contrat fiable et solide, nous vous conseillons de passer par un expert (avocat spécialisé en droit commercial par exemple) pour être sûr que celui-ci est correct juridiquement parlant.

Attention : les modèles de contrat tout fait en ligne, peuvent vous donner une base, mais ne vous apportent pas toujours la garantie que vous êtes protégés correctement en cas de litige avec un client.

Comment rédiger un contrat de prestation de services ?

Voici quelques clauses obligatoires et sur lesquelles il faut être attentif dans la rédaction d’un contrat freelance. Ces éléments ne sont pas suffisants pour avoir un contrat valide et fiable (il faudra ensuite le faire valider par un professionnel).

• Identité et adresses respectives
• Objet du contrat (la mission confiée et les points importants concernant sa réalisation)
• Durée de la mission, date de début et de fin
• Coût de la prestation de services et modalités de règlement
• Conditions d’annulation ou de report
• Mode de gestion des litiges
• Garanties de paiement en cas d’impayé
• Clause de résiliation en cas d’inexécution

Les devis

Il est important aussi de rédiger un devis clair et détaillé pour, là aussi, être protégé en cas de litige avec un client. Un « bon » devis est une étape vers une bonne relation commerciale et partenariale avec ses clients. 

• Ne sous-estimez pas le temps de travail d’une mission.
• Détaillez les étapes : tâches à faire, temps nécessaire et prix.

Plus le devis sera détaillé, plus votre client comprendra les tâches et le temps nécessaire pour réaliser la mission. Cela évite les malentendus et permet à votre client de comprendre clairement votre travail.

Une alternative intéressante pour les freelances : le portage salarial

Pour les phobiques administratifs, il est tout de même possible de se mettre à son compte et de lancer son activité en freelance. Comment ? La bonne alternative est le portage salarial : un statut idéal pour se lancer dans l’entrepreneuriat, tester un projet, se reconvertir tout en conservant le statut de salarié SANS les contraintes administratives.

Plutôt tentant non ? Eh bien oui ! En portage salarial, c’est la société de portage qui gère la partie administrative de A à Z. Vous trouvez une mission puis signez un contrat de travail en CDI ou en CDD. La société de portage s’occupera de facturer votre client et de faire toutes les démarches administratives (déclaration, frais professionnels…) : une vraie simplification administrative pour les indépendants, un gain de temps et de sérénité.

De plus, vous cotisez auprès des mêmes organismes sociaux que les salariés et bénéficiez donc de la même protection sociale et de l’assurance chômage entre deux missions.

Le portage salarial vous offre un accompagnement et vous permet de déléguer la gestion administrative de votre activité. Un vrai plus pour les indépendants qui souhaitent se consacrer à 100% à leur cœur de métier.

La gestion administrative fait partie intégrante du travail des freelances. Il est donc important de bien la prendre en compte dans la gestion de votre temps et de votre activité pour ne pas se laisser submerger pour cette partie pas toujours simple à gérer, mais pourtant indispensable.

Et pour en savoir plus sur le portage salarial, contactez nos experts de proximité !