Gérer vos frais professionnels en portage salarial

En tant qu’indépendant vous pouvez être amené à avoir des frais professionnels pour démarrer et exercer votre activité : frais kilométriques, abonnements, outils informatiques, logiciels, achat et location de matériels. Devenir indépendant demande un investissement financier non négligeable.

Si vous êtes en portage salarial (contrairement au statut de micro-entreprise), vous pouvez déduire vos frais professionnels de votre chiffre d’affaires et de vos charges sociales.

Voici quelques infos pratiques pour comprendre comment ça marche.

A quoi correspondent les frais professionnels en portage salarial ?  

 En portage salarial vous bénéficiez du traitement de tout ou partie de vos frais professionnels qui sont liés à votre activité professionnelle.

Voici les deux types de frais professionnels auxquels vous pouvez être confronté :

Les frais de missions (refacturables au client)

Ce sont tous les frais directement liés à une mission (frais de déplacement, hébergement, restaurant …) Ils peuvent être refacturés à votre client après négociation en amont.

Dans ce cas, les frais de missions sont ajoutés directement dans le prix de votre prestation et seront intégralement remboursés dans le cadre d’une note de frais. Ils ne sont pas limités par rapport à votre chiffre d’affaires et ne sont ni soumis aux cotisations sociales ni imposable à l’impôt sur le revenu.

Exemple : Loïc, chargé de projet informatique, habite à Lyon et doit se rendre 2 jours par semaine à Paris dans le cadre de sa mission. Il a négocié avec son client la prise en charge de ses frais de déplacements à savoir les billets de train A/R Lyon-Paris.

• Prix Mission : 5000 € de travail + 530€ (billets de train)
• Facture client : 5530€
• Frais de mission : 530€ sont directement reversé à Loïc sans frais et déduit de son CA global.

Les frais de fonctionnement (non refacturables au client)

Ce sont les frais directement liés à votre profession : fourniture administrative, téléphone, achat d’un logiciel … Ils ne sont pas refacturables à votre client et ne doivent pas dépasser 30% de votre CA facturé.

Exemple : Claire est graphiste en CDI en portage salarial, elle a besoin d’un logiciel de graphisme pour effectuer ses missions. La licence coute 650 euros par an. Claire sera entièrement remboursée de ce montant et dans la limite de 30% de son CA.

Quelles sont les conditions pour avoir une prise en charge de ses frais professionnels ?

La prise en charge des frais professionnels est soumise à certaines conditions strictes. Les frais doivent :

• Être rattachés à une mission en portage salarial ou en période de prospection
• Être rattachés à une période travaillée ayant fait l’objet d’un salaire (le consultant doit être en contrat de travail chez Baya au moment des frais)

Les remboursements se font uniquement sur justificatifs. Chez Baya, la déclaration des frais se fait mois par mois avec un règlement au 15 du mois suivant.

Quels sont les frais professionnels pris en compte ?

Seuls les frais professionnels liés à votre activité sont pris en compte. Un contrôle strict selon les règles de l’URSSAF sera fait par votre société de portage salarial. Vous devez pouvoir justifier de l’utilité de vos dépenses par rapport à votre activité professionnelle. Ils doivent être aussi mesurés en rapport avec votre chiffre d’affaires.

• Frais de déplacements : train, voiture, abonnement transport en commun (à 50%) …
• Frais de repas : en situation de déplacement ou d’invitation clients
• Frais de NTCI et de téléphonie inhérents à votre fonction ou votre emploi : pris en charge à 50%
• Petits matériels / fournitures administratives : 50%
• Ordinateur et logiciel : pris en charge à 50% dans un maximum de 1000€ par an.

La gestion des frais professionnels chez Baya via l’application Jenji

Chez Baya, nous gérons les frais professionnels de nos consultants en portage salarial depuis plus de 15 ans, nos experts s’occupent de tout et vous aident à gérer et optimiser cela simplement. Vous pouvez ainsi vous consacrer exclusivement à votre activité.

Pour le remboursement et la déclaration de vos frais professionnels, nous utilisons l’application Jenji. Un outil simple, intuitif et transparent. Il suffit de prendre en photo vos justificatifs et de les enregistrer directement via l’application. Un vrai gain de temps pour la gestion de vos frais professionnels.  

Et si vous n’avez pas le temps, Baya peut s’en charger à votre place !

Contactez-nous pour en savoir plus !