Comment gérer sa facturation en freelance [Mode d’emploi]

La facturation est la bête noire de nombreux indépendants. Les freelances rencontrent souvent les problèmes suivants : factures non-conformes, difficulté de recouvrement, suivi des paiements, relances des clients … Toutes ces taches récurrentes sont vraiment compliquées à effectuer par les freelances.

C’est pourtant une des missions indispensables à réaliser par tout indépendant s’il souhaite pérenniser son activité. Il est donc indispensable d’y consacrer du temps chaque mois et de ne pas négliger cette partie dans votre emploi du temps.

Voici quelques conseils et informations pratiques pour vous aider dans vos démarches et rendre la gestion de la facturation plus simple.

Comprendre la facturation en freelance

La facturation est une étape primordiale pour la rentabilité et la survie de votre activité. Cependant nous savons qu’il est difficile d’allier la mission « commerciale » (sympathique) et « administrative » (beaucoup moins sympathique !) auprès de votre client.

Vous avez souvent mille et une choses plus agréables à faire dans le cadre de votre activité. Mais comme tout travail mérite rémunération, cette étape de la facturation est inévitable.

Pour pouvoir facturer un client, il y a quelques règles à respecter :

• Il est obligatoire d’avoir un statut : micro-entreprise, EIRL, EURL ou SASU.
• Il vous faudra également émettre un devis qui reprend les détails de la mission et son tarif (nombres d’heures travaillées, détails et prix des prestations réalisées, …). La signature de ce devis équivaut à un « bon pour accord » de votre client. Il pourra être éventuellement utilisé en cas de contestations et d’actions en recouvrement.
• Ce devis vous permettra d’émettre la facture correspondant à la mission réalisée.

La facture a plusieurs fonctions :

• Juridique: pour prouver qu’une prestation a eu lieu et doit être payée.
• Commerciale: elle détaille les conditions de la prestation négociées avec le client
• Comptable : elle vaut justificatif comptable, indispensable pour établir son bilan annuel
• Fiscale : en tant que freelance, vous êtes tenu de déclarer l’ensemble de vos revenus auprès de l’administration fiscale (déclaration Urssaf). Les factures permettent de justifier votre travail et les revenus que vous percevez. En cas de contrôle, vous devez pouvoir justifier chaque revenu par une facture.

Les enjeux pour les freelances de la facturation sont importants puisqu’elle va vous permettre d’être payé par votre client selon les conditions établies dans le devis et de préserver la rentabilité de votre activité.

Les bases de la facturation pour les micro-entrepreneurs 

Quelles sont les mentions légales à inclure sur les factures ?

Certaines mentions obligatoires sont à inclure dans vos factures pour que celles-ci soient valides et pour protéger le paiement de votre prestation. Voici les points principaux à ne pas oublier :

• Date et numéro de facture
• Identité du freelance : nom, prénom, nom de votre structure, adresse, téléphone, email, numéro de SIREN
• Identité du client: nom de l’entreprise, adresse, numéro de TVA et de SIREN s’il s’agit d’un professionnel.
• Les mentions obligatoires liées à la prestation: inscrivez la description de la prestation réalisée ainsi que la date de réalisation. Soyez le plus précis possible en détaillant chaque partie de la prestation.
• Le prix : indiquez le prix unitaire et le prix global hors taxe (HT). Et si vous êtes assujetti à TVA vous mentionnerez le montant toutes taxes comprises (TTC).
• Les mentions obligatoires liées au paiement: indiquez le délai de règlement de la facture, les conditions de règlement et les pénalités en cas de retard de paiement.
• Les mentions obligatoires liées à la TVA: si vous n’êtes pas assujetti à TVA, vous mentionnerez qu’elle est non applicable au regard de l’article 293 du CGI.

A savoir : avec le statut de la micro-entreprise, il y a un plafond (34 800€ en 2023) à ne pas dépasser pour être exempté de TVA.

Quels sont les différents types de factures ?

Il existe plusieurs types de factures auxquels vous pouvez avoir recours.

• La facture d’avoir : ou note de crédit. C’est un document comptable fait suite à une annulation ou une rectification de la prestation proposée. Cela peut être un remboursement total ou partiel d’un paiement si votre client a trop payé pour la prestation.
• La facture d’acompte : c’est une facture émise dans le cadre du versement d’un acompte. Vous pouvez demander, par exemple, à votre client de payer un acompte avant la prestation de 50% puis le reste à la fin de la prestation. C’est une façon de valider une prestation et d’anticiper votre trésorerie (si vous avez du matériel à acheter ou si le délai de règlement de votre client est long). Notez que le délai maximum légal de paiement est de 30 jours après la réalisation d’une prestation.
• La facture émise : c’est la facture finale émise une fois la prestation réalisée. Elle peut être sous format papier ou électronique. On ne peut pas revenir ou modifier une facture émise. Pour toutes modifications, il faudra faire une facture rectificative ou une facture d’avoir si le client a déjà réglé la prestation.

Les outils de la gestion de la facturation

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreux outils pour simplifier la facturation des freelances. Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de facturation pour vous aider dans la gestion de votre facturation et éviter les erreurs.

Les logiciels de facturation pour les indépendants

Ce sont des outils qui permettent de regrouper l’ensemble des factures et devis. Ils offrent une vision globale du CA réalisé et permettent de piloter facilement son activité de freelance.

Il existe de nombreux logiciels de facturation sur le marché : Axonaut, Zervant, Indy …. Chacun propose un ensemble de services et de fonctionnalités avec un prix variable.  Ils proposent généralement une formule basique gratuite ou la possibilité de tester gratuitement le service sur quelques jours.

Les logiciels de facturation offrent un accès sécurisé et continu sur vos revenus. Ils permettent de suivre les paiements en temps réel et de gérer simplement votre activité.

Enfin, ils évoluent selon les besoins, les exigences des indépendants et les nouvelles réglementations.

Les avantages des outils de gestion de la facturation

Les logiciels de facturation offrent des solutions complètes pour gérer la rentabilité et le CA de votre activité de freelance.

• Ils sont ergonomiques, simples d’utilisation et personnalisables : ajout des informations personnelles, logo, taux de TVA à appliquer …
• Ils offrent un gain de temps : gestion du CA, envoi automatique de la facture, pré-remplissage des devis, émission automatique de facture, association facture-devis.
• Ils sont conformes à la législation : pas possible de se tromper dans les taux à appliquer : le logiciel se met à jour selon la législation en vigueur.
• Précision dans la gestion de vos revenus : un tableau de bord et des indicateurs permettent de voir les chiffres clés rapidement et de pouvoir optimiser son CA.

N’hésitez pas à consulter des comparatifs pour choisir le logiciel le plus adapté à votre activité.

Les étapes clés pour une gestion efficace de la facturation

La gestion de la facturation demande une certaine rigueur et doit suivre certaines règles et étapes.

1- Création et envoi des factures

C’est la première étape à faire à la fin de votre prestation. En suivant les conseils que nous vous avons donnés précédemment.

2- Suivi des paiements et relances

Ensuite, vous avez certainement plusieurs clients, il est donc nécessaire de suivre si le paiement a bien été réalisé. Dans le cas où vous n’avez pas reçu le paiement à la date d’échéance de votre facture, vous devez envoyer une relance auprès de votre client.

Vous pouvez envoyer jusqu’à 3 lettres de relance.

• Relance à l’amiable : c’est une première relance pour prévenir votre client de son retard de paiement. Vous pouvez lui envoyer un email ou le contacter par téléphone. C’est souvent la seule étape de relance car le retard de paiement est souvent dû à un oubli.
• La lettre de relance: à envoyer si la première relance n’a rien donné. Celle-ci doit être faite sous format papier (email ou lettre).
• La mise en demeure: c’est la dernière forme à l’amiable pour facturer un impayé. Ce document prend souvent la forme d’un courrier en lettre recommandée avec accusé de réception ou remise par un huissier.

Selon l’article L.441-10 du code du commerce, le délai maximum de paiement entre 2 entreprises, à compter de la date de réception des marchandises ou de la réalisation de la prestation, est de 30 jours ou 45 jours dans le cadre d’un paiement périodique.

3- Gestion des retards de paiement et des factures impayées.

En cas de facture toujours impayée malgré les différentes relances, vous devez lancer une procédure de recouvrement judiciaire. Il en existe 3 : l’injonction à payer, le référé-provision et l’assignation au paiement.

Vous l’avez compris la gestion de la facturation demande une rigueur administrative et peut s’avérer très chronophage en cas de non-paiement.

Conseils pratiques et erreurs à éviter en facturation 

Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour éviter des erreurs de facturation :

• Numéroter correctement ses factures: vos factures doivent suivre un ordre chronologique. En cas de contrôle vous devez être en mesure de montrer que chaque facture correspond à telle mission de telle période à telle période. Attention, si l’ordre n’est pas le bon, cela peut être considéré comme une fraude. Les factures doivent être créées dans un ordre de chronologie et de numérotation.
• Respecter les délais de conservation des factures: les registres comptables ainsi que les pièces justificatives doivent être conservées pendant une période de 10 ans (délai légal à respecter).
• Utiliser des factures électroniques avec les entités publiques: si vous travaillez avec une entité publique, vos factures doivent être impérativement envoyées par voie électronique depuis le 1^er janvier 2022.
• Ne pas oublier de faire un devis: le devis n’est pas une facture, mais c’est un document qui matérialise l’engagement entre les 2 parties. En signant un devis, le client s’engage à payer la facture de la prestation que vous allez réaliser pour lui. Il est donc très important d’envoyer un devis et de le faire valider par votre client avant de commencer votre mission. Le devis vaut contrat, les engagements pris dans le devis s’imposent donc aux 2 parties.

Trouver le bon partenaire pour la gestion de votre facturation

Pourquoi choisir Baya et le portage salarial pour la gestion de votre facturation ? Contrairement à la micro-entreprise, les freelances qui optent pour le portage salarial délèguent entièrement la partie facturation de leur activité. C’est la société de portage salarial qui gère entièrement cette partie auprès de vos clients.

Votre client paie directement la société de portage salarial. La facture est au nom de la société de portage salarial qui vous reverse ensuite sous forme de salaire le montant de votre prestation en déduisant les charges sociales ainsi que les frais de gestion. Retrouvez ici plus d’infos sur la rémunération en portage salarial.

Chez Baya, nous avons une équipe administrative dédiée pour gérer cette partie. Nous nous occupons de tout : émission des factures, envoi aux clients et relances en cas d’impayés.

De plus, vous êtes payé chaque mois même si votre client n’a pas encore réglé sa facture : il s’agit du salaire minimum garanti. Un vrai avantage pour ne pas être pénalisé par les délais de paiement, ce qui préserve votre trésorerie et représente un souci en moins pour vous consacrer à 100% à votre activité de freelance.

Découvrez ici les 8 avantages du portage salarial. 

La facturation est une partie complexe et chronophage de l’activité de freelance et pourtant indispensable pour préserver la bonne santé financière de votre activité. C’est une étape, qui prend du temps et à ne pas négliger si vous souhaitez être rentable dans votre activité d’indépendant.

D’un autre côté, le portage salarial est une bonne alternative pour les phobiques administratifs qui délèguent ainsi cette partie à la société de portage salarial et qui bénéficient ainsi d’une garantie financière et s’assurent de la rentabilité de leur activité.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez nos experts pour un rendez-vous personnalisé ou inscrivez-vous à l’une de nos réunions d’information.